mandag den 29. oktober 2012

Effektivitet er vejen frem!

Jeg har været på kursus i dag. Det var et af de aller bedste af slagsen. I ved dem som er øjenåbnere og hvor man går hjem og tænker "Nu skal der fandme ske noget!".

Tina Kolding  afholdte et kursus om hvordan man effektivisere sin arbejdsdag og jeg er så glad for jeg var med. Det var så udbytterigt at jeg skal studere mine noter i morgen for at huske det hele. Men 3 ting skal jeg i gang med NU.

Vidste du f.eks. at de mails du får, som ikke er meget nødvendige at du læser nu, dem kan du smide i din kalender i Outlook!? Så kan du planlægge hvornår du har tid til at tage stilling til den. Det er en kæmpe hjælp i stedet for at du bliver ved med at læse mailen igen og igen fordi du har glemt hvad den handlede om (eller fordi du ikke gider tage stilling til den nu). Det bliver alt for fedt!

Faktisk er 40% af vores arbejdsdag de opgaver som ikke er planlagt, som afbryder os uventet og dem vi ikke kalkulere med. Så tror da fanden, at jeg bliver stresset og ikke når noget, når jeg planlægger 100% og der så kommer 40% ekstra flyvende ind gennem døren.

Og så handler det om at sige fra. Eller om at respektere sig selv. F.eks. så møder jeg nogle gange på arbejdet og så har en kollega lige lagt en stak arbejde til mig... UDEN at tjekke om det er ok med mig. Eller teamlederen komme ind inden jeg overhovedet har tændt computeren og siger "Jeg har aftalt med din kollega at du laver det her i dag". Øh,nej! Hold dog op med at planlægge mit liv og min tid UDEN mig! Helt ærligt!

Så jeg går tilbage i morgen og starter med at indføre 3 ting:

- Jeg skal have sorteret mine mails
- Jeg skal begynde kun at planlægge 60% af min dag så jeg er klar til de 40% jeg ikke ved hvad bliver
- Jeg skal tage kontrol over min egen tid

Årh jo, og så skal jeg hjem og fjerne visuelle forstyrrelser som post-it, blokke med to-do lister og små sedler og bunker. Det skal væk og helst i morgen.

Nu skal jeg så bare have fundet ud af hvordan jeg får fjernet alt rodet på min kontor-makkers skrivebord.


lørdag den 13. oktober 2012

MV 2012 - behind the scenes

Her i kommunen har vi valg i 5 sogne.
Sognene har igennem længere tid forberedt sig med at finde ud af hvor mange kandidater der opstiller og evt. forlader. Hvis alle modtager genvalg og/eller der ingen nye kandidater er så behøver man ikke du i valg.

Kandidaterne havde sidste frist for at melde sig i tirsdags. Det vil sige, at sognet i tirsdags vidste om der skulle være valg eller ej.

I sidste uge skulle sognet så aflevere en blanket til folkeregisteret som fortæller hvor valget skal forgå (afstemningssted), hvor mange valgborde de skal have, antal af blanke valgkort og oplysningerne på valgbestyrelsesformanden.

Sidste torsdag havde vi så det første møde med sognene. Der gennemgik vi en masse procedure de skal overholde, lidt om reglerne ved valg generelt og hvordan kommunen skal servicere. Nogle af sognene havde prøvet det før, andre havde aldrig været gennem et valg før.

Jeg fik mine blanketter og kunne nu indberette hvilke sogne der skulle have valg og hvor henne det skulle forgå. Jeg skal fysisk ind i KMDs system for at fortage en godkendelse og bestilling af valget. Ellers ved KMD ikke hvilke sogne der skal være valg i og dermed hvilke valgkort og lister der skal printes.Jeg havde deadline i fredags hvor valget skulle være bestilt.

KMD er dem som i realiteten sørge for at valget bliver kørt. De laver valgkort, stemmesedler og valglisterne. Valglisten er den liste som indeholder alle stemmeberettiget. Er du ikke på listen kan du ikke stemme. Valglisten er den store bog der ligger på dit valgsted og som du afkrydses i inden du stemmer.

Kommunens opgave er at servicere sognene og så lave noget af den administrative indberetning.
Vi skal også sørge for at valglisten passer med  de borgere der nu bor i sognet. Derfor skal alle flytninger af borgerne være lavet til deadlinen d. 2. november. Mere om det senere.

fredag den 5. oktober 2012

Så er der valg!

Du tænker måske... "Valg!? Formandsvalg i SF? Præsidentvalg i USA? Valg af aftensmaden?"

Ja... oooog nej.

Jeg tænker på et valg du garanteret ikke aner kommer. Faktisk kommer det nok bagpå dig hvis du får et valgkort.

Der er nemlig menighedsrådsvalg! 85 steder i Danmark skal vælge nyt menighedsråd og du kan se her om du skal ud og stemme: Ministeriet for Kirke og Ligestilling

Hvorfor er det spændende?

Fordi det faktisk er et rigtig valg. Rigtigt valg som i Folketingsvalg, kommunalvalg og alm. folkeafstemninger. Der er informationer der skal indtastes, valg der skal bestilles, deadlines der skal holdes. Heldigvis klare sognene det meste selv, men i folkeregisteret skal vi stadig ind over noget af det administrative.

Og som for et år siden tænkte jeg, at jeg ville tage Jer med igennem junglen af deadlines, brevstemmer og regler nedskrevet i loven.

Har du lyst til at læse om folketingsvalget, så se her:

Arkiv 2011 august

Arkiv 2011 september